Política de Compliance

Política de Compliance na MENKE.COM.BR

1. OBJETIVO

Esta Política estabelece princípios, diretrizes e funções de Compliance em todos os níveis da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos, bem como de todas as empresas controladas e/ou coligadas, além de disseminar a cultura e prática de Compliance, demonstrando a importância de conhecer e cumprir as determinações legais, regulamentares, normativas e procedimentais, tanto externas quanto internas.

2. DEFINIÇÕES

Estar em Compliance significa estar em conformidade com a legislação, as regulamentações, as normas e procedimentos, externos e internos, e com os princípios corporativos que garantem as melhores práticas de mercado e de Governança Corporativa, buscando mitigar o risco de “Não Conformidade”.

Risco de Não Conformidade é definido como o risco de comprometimento da integridade da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e de suas empresas coligadas e/ou controladas, pelo descumprimento da legislação e da regulamentação aplicável, nacional e estrangeira, das normas, externas ou internas, que possa levar a sanções legais e/ou regulamentares, ou, ainda, a perdas financeiras e danos reputacionais e/ou imagem.

Programa de Compliance é um programa que visa prevenir e/ou identificar condutas que não estejam em conformidade com as regras (legislação, regulamentos, normas e procedimentos, externos ou internos), identificando riscos e/ou causas e agindo preventiva e/ou corretivamente, promovendo, também, uma cultura que encoraje o cumprimento das regras estabelecidas e de uma conduta ética, orientado pelo princípio de que “fazer o certo é o melhor”.

3. DIRETRIZES DE COMPLIANCE

3.1. Disseminar os princípios, diretrizes e condutas estabelecidos no Código de Ética da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas;

3.2. Difundir elevados padrões de integridade e valores éticos, através da disseminação de cultura que aborde a importância da conformidade na MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas;

3.3. Proteger a reputação da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas, mantendo a confiança de stakeholders, associados e/ou parceiros, clientes, colaboradores e da sociedade, em geral;

3.4. Estabelecer e implementar uma “estrutura de Compliance” que terá como função gerir o Programa de Compliance da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas;

3.5. Assegurar à “estrutura de Compliance” uma gestão independente e autônoma, como função segregada, de modo a garantir a isenção e imparcialidade em todas as suas atuações;

3.6. Assegurar pleno acesso a qualquer informação, provocando ou acompanhando investigações quando a “estrutura de Compliance” considerar necessário;

3.7. Assegurar, aos integrantes da “estrutura de Compliance”, a confidencialidade no exercício da função;

3.8. Prover a “estrutura de Compliance” com os recursos (materiais e humanos) mínimos necessários ao bom desempenho de sua função.

4. DIRETRIZES PARA A ESTRUTURA DE COMPLIANCE

4.1. Gerir a implantação do Programa de Compliance da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas, bem como a sua manutenção e melhoria contínua, considerando os pilares do programa;

4.2. Garantir livre e imediato acesso à alta administração e aos órgãos regulamentares e/ou fiscalizadores, ao gerenciamento efetivo dos riscos e das irregularidades ou violações detectadas por não conformidade;

4.3. Garantir a implantação, execução e cumprimento das normas e procedimentos de Compliance pela MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas;

4.4. Orientar e auxiliar na identificação dos riscos (análise de riscos), bem como na definição e implementação das ações de eliminação e/ou mitigação destes riscos;

4.5. Orientar e auxiliar na identificação das causas e contra-medidas, bem como acompanhar a implementação destas para correção de não conformidades e/ou melhorias identificadas no Programa de Compliance;

4.6. Zelar e orientar sobre as boas práticas de governança.

5. PILARES DO PROGRAMA DE COMPLIANCE

São nove os Pilares do Programa de Compliance da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas:

5.1. Avaliação de Riscos

Riscos são eventos potenciais com impacto negativo no atingimento de um objetivo. Serão identificados, tanto quanto possível, e classificados de acordo com o seu grau – probabilidade de ocorrência x impacto, que orientará a estratégia de gestão do risco (aceitar, controlar, mitigar ou transferir o risco).

5.2. Definição de Políticas, Normas e Procedimentos

A partir da avaliação de riscos, do Código de Ética e da “operação” da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas, serão identificados e priorizados as políticas, normas e procedimentos a serem criados e/ou revisados para a implantação e o bom funcionamento do Programa de Compliance. Serão observados os seguintes aspectos:

5.2.1. As políticas, normas e procedimentos estarão disponíveis em meio físico e/ou eletrônico, para todos, de acordo com a necessidade de cada colaborador, para o bom desempenho das suas tarefas;

5.2.2. A linguagem utilizada nas políticas, normas e procedimentos será clara, objetiva e de fácil entendimento para todos;

5.2.3. A elaboração e/ou a revisão de políticas, normas e procedimentos será priorizada considerando-se a necessidade de adequação à implantação do Programa de Compliance e as necessidades operacionais de cada área envolvida;

5.2.4. Será implantado um sistema de padronização, onde serão definidos os documentos, seus tipos e hierarquias, níveis de aprovação, bem como a guarda, distribuição, controle de revisões e de treinamentos, que será gerido pela “estrutura de Compliance”;

5.2.5. A “estrutura de Compliance” deverá elaborar todas as normas e procedimentos prioritários para a implantação e o funcionamento do Programa de Compliance.

5.3. Suporte da Alta Administração

Esse é um dos pilares mais importantes do Programa de Compliance. A alta administração da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos (Conselho de Administração e Diretoria Colegiada) entendendo que a empresa deve operar de maneira ética, respeitando as leis, normas e procedimentos, internos e externos, minimizando possíveis danos a sua imagem e ao caixa, comprometendo-se a prover os recursos, materiais e humanos, mínimos necessários ao bom funcionamento do Programa de Compliance, bem como agindo e exigindo que todos os gestores ajam exemplarmente de forma que fique claro que apoiam e respeitam o Programa de Compliance.

A alta administração avaliará, com a regularidade necessária, a implantação e o funcionamento do programa, adotando as medidas cabíveis para correção de desvios de implantação e para a melhoria do programa.

5.4. Comunicação e treinamento

O Programa de Compliance tem como objetivo ajudar as pessoas a “entenderem o que é certo e a entenderem o porquê é melhor fazer o certo”. Assim, é necessário manter as pessoas informadas sobre o Programa de Compliance, desde o início da implantação e, principalmente, quando estiver operando “em regime”. Para isso, será criado um plano de comunicação interna, utilizando-se os instrumentos de comunicação existentes ou outros, se necessário.

Também será criado um plano de treinamento em Compliance, considerando-se os seguintes pontos:

5.4.1. Identificar os treinamentos de Compliance relevantes, com base no Código de Ética, nos riscos mapeados e nos conceitos aplicáveis;

5.4.2. Os treinamentos poderão ser desenvolvidos interna ou externamente, de acordo com a necessidade da MENKE.COM.BR;

5.4.3. Para cada treinamento será definido o público alvo, considerando-se os colaboradores da MENKE.COM.BR, de controladas e/ou coligadas e de parceiros e/ou fornecedores que atuem diretamente com os clientes;

5.4.4. Os treinamentos poderão ser presenciais ou remotos;

5.4.5. Caberá à Universidade MENKE.COM.BR a coordenação da elaboração dos treinamentos (material didático e metodologia a ser utilizada) ou contratação no caso de treinamentos externos, bem como a programação, convocação, registro, acompanhamento, controle e reporte da efetiva realização dos treinamentos, além da formação dos instrutores para os treinamentos internos;

5.4.6. A Universidade MENKE.COM.BR definirá instrumentos para a medição, ou não, da retenção do conhecimento, ao final de cada treinamento;

5.4.7. A alta administração avaliará, regularmente, a participação (cumprimento da programação) e a retenção do conhecimento – eficiência e eficácia do treinamento.

5.5. Contratação de Fornecedores e Parceiros

É necessário conhecer os nossos fornecedores e parceiros. Para isso, serão estabelecidas e/ou revisadas as políticas de contratação de fornecedores e de parceiros, considerando-se os impactos possíveis nos negócios da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e suas empresas controladas e/ou coligadas para a definição de critérios objetivos que definam a forma de contratação e os níveis de controle que serão utilizados.

5.6. Monitoramento e Auditoria do Programa de Compliance

A “estrutura de Compliance”, regularmente, avaliará se a implementação do programa está produzindo os efeitos desejados, se os pilares estão sendo implementados, conforme previsto, e se os riscos já identificados continuam se comportando da forma esperada. Também será avaliado se novos riscos surgiram.

O monitoramento será feito de forma disciplinada, planejada e documentada, buscando-se que seja simples, objetivo e que, preferencialmente, utilize os recursos, indicadores e instrumentos já disponíveis. Todos os problemas identificados deverão ser priorizados e tratados (causas definidas, contra-medidas estabelecidas e acompanhamento da implantação e do resultado obtido).

A alta administração avaliará cada monitoramento, definindo e/ou complementando as contra-medidas, de forma a corrigir e/ou melhorar a efetividade do programa.

Eventualmente, ou conforme a necessidade, a alta administração, por iniciativa própria ou por solicitação da “estrutura de Compliance”, poderá requerer uma auditoria no programa, que será realizada por uma terceira parte, interna ou externa à MENKE.COM.BR, quando será produzido um relatório apontando a metodologia utilizada, os pontos fortes ou de conformidade, os problemas e as suas causas identificadas e as recomendações. Após aprovação, as recomendações serão implementadas.

5.7. Canal de Denúncias

Será estabelecido um Canal de Denúncias, que poderá ser acessado de diversas formas, aberto a todos os colaboradores da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e das suas controladas e/ou coligadas, para que possam relatar de forma anônima ou não, condutas ou comportamentos que não estejam de acordo com o Programa de Compliance da empresa (leis, regulamentos, normas e procedimentos externos ou internos).

Também clientes, fornecedores e parceiros poderão ter acesso a esse canal.

Todas as denúncias serão registradas e avaliadas, de acordo com norma e procedimentos específicos a serem definidos durante a implantação do Programa de Compliance.

A MENKE.COM.BR GARANTIRÁ A CONFIDENCIALIDADE DURANTE TODO O PROCESSO E QUE NÃO HAVERÁ QUALQUER TIPO DE RETALIAÇÃO AO DENUNCIANTE, SOB QUALQUER HIPÓTESE.

5.8. Investigação e resposta às denúncias recebidas

Todas as denúncias recebidas serão investigadas de acordo com norma e procedimentos, específicos para esse fim, que serão elaborados durante a implantação do Programa de Compliance.

A investigação será realizada por um investigador interno ou externo, conforme a gravidade ou necessidade de especialização para a investigação.

A investigação deverá se limitar a investigação dos fatos, determinando de forma plena se houve uma conduta imprópria ou não, quem estava envolvido e em quais circunstâncias. A investigação será sempre independente e baseada em fatos e dados.

Os principais objetivos da investigação são a minimização dos riscos, identificação de oportunidades de melhorias, proteção da imagem da empresa e esclarecimento dos fatos.

A MENKE.COM.BR não divulgará os detalhes e as decisões tomadas, decorrentes do processo de investigação.

Regularmente poderá ser comunicado um sumário, com as principais estatísticas referentes às investigações, tais como: número de denúncias, tipos, resultados e sanções aplicadas. Também esse ponto será definido em norma específica, a ser elaborada durante a implantação do Programa de Compliance.

5.9. Melhoria contínua

A cada monitoramento, investigação ou mudança no ambiente interno ou externo, será feita uma avaliação para identificar os pontos de melhoria que deverão ser implantados no Programa de Compliance.

Além disso, pelo menos semestralmente será feita uma avaliação para identificar problemas que foram tratados e continuaram ocorrendo (“problemas crônicos”) e oportunidade que foram identificadas por meio da aquisição de novos conhecimentos e do desenvolvimento do próprio programa.

Essas avaliações serão conduzidas pela “estrutura de Compliance”, documentadas e aprovadas pela alta administração da MENKE.COM.BR, sendo então implementadas e avaliadas quanto a sua efetividade.

6. DISPOSIÇÕES FINAIS

Um Programa de Compliance não garante que leis, normas e procedimentos sejam cumpridos.

Isso só pode ser obtido quando cada colaborador da MENKE.COM.BR Sistemas Construtivos e de suas controladas e/ou coligadas cumpre as leis, normas e procedimentos ao executar as suas tarefas, a cada dia.

Por esse motivo, é de fundamental importância que todos entendam a importância desse programa e se dediquem ao seu trabalho, realizando-o com uma conduta ética.

Assim consolidaremos uma CULTURA vencedora na MENKE.COM.BR.